הכניסה הקלה שלך לעולם האירועים

עומדים בפני אירוע חשוב בחיים שלכם? החלטתם לציין את המאורע עם הפקת אירוע מרגש?

לפני שאתם מתחילים בתכנונים כדי שתדעו מספר דברים חשובים על העולם אליו אתם נכנסים.

אם עד עשיו הייתם מגיעים לאירוע והכל היה מוכן ומסודר עד לפרטים הקטנים, עכשיו התפקידים מתחלפים.

עכשיו מוטלת עליכם האחריות לתכנן ולגרום לאורחים שלכם ליהנות מכל רגע באירוע.

על מנת להגיע לתוצאה טובה ומכובדת עליכם להתייחס לפרטים הכי קטנים ולקבל החלטות נכונות שישפרו ויעלו את רמת האירוע. אל תהיו פזיזים בקבלת ההחלטות, לפני כל החלטה יש לקרוא ולהתייעץ. מאמר זה עשוי להוות עבורכם כניסה קלה לעולם האירועים.

צעדים ראשונים להפקת אירוע מושקע ומתוכנן:

·         ראשית כל יש להחליט על תקציב כספי להפקת האירוע. מומלץ לא להגזים ולא לעבור את היכולת הכלכלית, למרות שהצלחת האירוע חשובה, אסור לשכוח את היום שאחרי האירוע.

·         הכינו רשימת מוזמנים וקבעו צפי לגודל האירוע.

·         בחרו אולם לאירוע שלכם, בחירת האולם צריכה להיות מושכלת וחכמה. אולם האירועים צריך להיות בהתאם לתקציב שקבעתם. בחרו אולם אירועים המתאים גיאוגרפית לכם ולאורחים שלכם. אם רוב האורחים מהצפון בחרו אולם אירועים מאזור הצפון כך שיהיה נוח לכולם להגיע לאירוע. אפשר להתרחק קצת מהאזור הגיאוגרפי שנבחר אך השתדלו כמה שפחות. יש לוודא שהאולם נגיש לאנשים נכים ובעלי מוגבלויות.

·         בחרו אוכל טוב, אוכל טוב מצביע על אירוע איכותי ומושקע. הרבה אנשים מחכים ומצפים לאכול באירוע. אל תזניחו את האוכל בקבלת פנים, אנשים באים רעבים לאירועים. השתדלו לבחור מאכלים המתחשבים בדתיים וצמחונים.

·         תדאגו לאווירה טובה באירוע. יש לדאוג לאווירה כבר מקבלת הפנים, הביאו כנר או אטרקציה נחמדה בסגנון שיכניסו את האורחים לאווירה טובה. השקיעו בקבלת הפנים, רושם ראשוני אי אפשר לשנות.

·         השקיעו בעיצוב ובתכנון האולם וסידור השולחנות. סדרו את מקומות הישיבה של האורחים בהתאם לקרבתם.

·         השקיעו בתוכן האירוע. כל אירוע לפי סוגו ואופיו. בתכנון התוכן יש לדאוג לזרימה שותפת של האירוע. יש לתכנן את שלבי האירוע והזמנים. כל רגע נתון צריך להיות מתוכנן.

·         תעדו את האירוע שלכם בעזרת צוות צילום מקצועי ומיומן, יש לבקש המלצות טרם הזמנת הצלם. בדקו עם משפחה וחברים האם הם מכירים וממליצים. לצלם תפקיד חשוב מאוד באירוע, את תוצאות הצילום נראה רק לאחר האירוע. תוצאות הצילום ילוו אותנו שנים רבות ולכן יש לדאוג לתוצאות טובות. יש להזמין צלם וידאו וצלם סטילס שיתעדו את האירוע.

·         השקיעו באורחים שלכם ותנו להם הרגשה טובה. עשו זאת באמצעות אטרקציות מגניבות ומרגשות כגון: מגנטים לאירועים, מחזיקי מפתחות, מתנות מיוחדות ועוד. יש לוודא שהמזכרות שמקבלים האורחים אינן גדולות ואינן מעיקות על האורחים. המזכרות שמקבלים האורחים צריכות להיות קלות לשמירה.

·         הזמינו תקליטן טוב ומעודכן שינגן מוזיקה טובה. עדכנו את התקליטן בסגנונות השירים שאתם רוצים שיושמעו. אם התקציב מאפשר לכם תוכלו להביא לאירוע זמר או להקה.